Como inutilizar uma NFe e o que pode causar perda de numeração

Aprenda neste artigo o que é a inutilização de numeração de notas fiscais, quando ela é necessária, como realizar esse procedimento no sistema e os principais motivos que causam "saltos" ou perdas na sequência numérica.

O que é e para que serve a Inutilização?

A numeração de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e/NFC-e) deve ser estritamente sequencial, sem quebras na sequência cronológica, conforme exigência da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

A inutilização de numeração é o procedimento legal pelo qual a empresa informa previamente à SEFAZ que determinado número (ou faixa de números) de uma série não foi e nunca será utilizado para emitir uma nota fiscal, justificando o motivo desse salto e evitando pendências fiscais por omissão.

Passo a Passo para Inutilizar Numerações

1. Acesso à tela de Inutilização: Acesse o menu correspondente de notas fiscais/faturamento e entre na tela de inutilização de numeração. 

   

    

2. Preenchimento dos Campos: Na janela ou formulário de solicitação, informe os seguintes dados obrigatórios:
   • Tipo de Nota Fiscal: Selecione o modelo do documento fiscal (ex.: NF-e modelo 55, NFC-e modelo 65).
   • Série: Informe a série da nota fiscal que apresentou a quebra de sequência.
   • Número Inicial: Digite o primeiro número do intervalo a ser inutilizado (se for apenas uma nota, repita o mesmo número no campo final).
   • Número Final: Digite o último número do intervalo a ser inutilizado.
   • Justificativa: Descreva de forma clara e detalhada a razão do salto de numeração (a SEFAZ exige uma justificativa com no mínimo 15 caracteres).

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3. Confirmar/Enviar Solicitação: Clique no botão para confirmar o envio. O sistema transmitirá o pedido de inutilização para os servidores da SEFAZ e retornará o protocolo de homologação.

O que pode causar a perda de numeração no sistema?

O motivo mais comum para que um número fique "perdido" ou "pulado" no sistema ocorre no processo de exclusão:

• Exclusão de notas com numeração anterior: Ao excluir uma nota fiscal diretamente pelo faturamento após outra nota com número posterior já ter sido emitida/autorizada na SEFAZ, a numeração excluída fica inutilizada para novo uso no fluxo regular. 
• Erros técnicos/Rejeições não tratadas: Falhas de comunicação onde a nota consome um número no contador local, mas não chega a ser autorizada ou concluída antes de uma nova emissão ser disparada.

Requisitos e Alertas Importantes

Perguntas Frequentes (FAQ)